Polityka prywatności sklepu internetowego Katemedia.pl

1. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady gromadzenia, wykorzystywania, przechowywania i ochrony danych osobowych użytkowników sklepu internetowego Katemedia.pl, dostępnego pod adresem https://katemedia.pl.

2. Dokładamy należytej staranności, aby dane osobowe naszych klientów i użytkowników były przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności:

   • Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO);

   • ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;

   • ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej;

   • innymi właściwymi przepisami dotyczącymi działalności handlowej i świadczenia usług drogą elektroniczną.

3. Korzystanie z naszego sklepu nie wymaga podawania danych osobowych, z wyjątkiem sytuacji, w których są one niezbędne do realizacji określonych usług, takich jak zakup produktów, utworzenie konta czy przesłanie zapytania.

4. Przetwarzamy dane wyłącznie w określonych, zgodnych z prawem celach i w zakresie niezbędnym do ich realizacji.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Marcin Gola „Shaky GSM”

• Adres siedziby działalności: ul. 11 Listopada 31, 28-300 Jędrzejów, Polska

• Biuro i magazyn wysyłkowy: ul. Słowackiego 8, 28-300 Jędrzejów, Polska

• NIP: 6562265818

• Adres e-mail: sklep@katemedia.pl

• Telefon: +48 570 025 000

• Strona internetowa: https://katemedia.pl

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, realizacji przysługujących praw lub zgłoszenia nieprawidłowości można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem wskazanego adresu e-mail albo pisemnie na adres siedziby.

Adres przy ul. Słowackiego 8 jest wykorzystywany w szczególności do obsługi zamówień, przesyłek, zwrotów i reklamacji.

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania ze sklepu możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• imię i nazwisko;

• nazwa firmy i dane identyfikacyjne przedsiębiorcy, w tym NIP;

• adres zamieszkania, rozliczeniowy lub adres dostawy;

• adres poczty elektronicznej;

• numer telefonu;

• dane dotyczące zamówień, zakupionych produktów, płatności, zwrotów i reklamacji;

• dane związane z kontem klienta, w tym identyfikator konta i zabezpieczone dane uwierzytelniające;

• treść korespondencji prowadzonej z Administratorem;

• dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, identyfikatory sesji, dane przeglądarki i informacje zapisywane przez pliki cookies;

• inne dane dobrowolnie przekazane przez użytkownika, jeśli są niezbędne do obsługi jego zgłoszenia.

Nie wymagamy podawania szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak informacje o stanie zdrowia, przekonaniach religijnych czy poglądach politycznych. Prosimy o nieprzekazywanie takich informacji, jeżeli nie jest to niezbędne.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

4.1. Realizacja zamówień i umów sprzedaży

Przetwarzamy dane niezbędne do przyjmowania i realizacji zamówień, przygotowania dokumentów sprzedaży, obsługi płatności, dostawy towarów oraz komunikacji dotyczącej zakupów.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem.

4.2. Prowadzenie konta klienta

Dane są wykorzystywane do utworzenia i obsługi konta, przechowywania historii zamówień, zarządzania adresami dostawy oraz udostępniania funkcjonalności konta.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.3. Obsługa reklamacji, zwrotów i zgłoszeń serwisowych

Przetwarzamy dane potrzebne do przyjmowania i rozpatrywania reklamacji, realizacji zwrotów, obsługi uprawnień klientów oraz prowadzenia dokumentacji zgłoszeń.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych, a w uzasadnionych przypadkach również art. 6 ust. 1 lit. f RODO – ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń.

4.4. Obowiązki podatkowe i księgowe

Przetwarzamy dane wymagane do wystawiania i przechowywania faktur, prowadzenia rozliczeń oraz realizacji innych obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4.5. Kontakt z klientami

Dane przekazane za pośrednictwem poczty elektronicznej, formularza kontaktowego lub telefonu są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, obsługi zapytania i prowadzenia korespondencji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub realizacji umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji i zapytań.

4.6. Newsletter i informacje handlowe

Jeżeli użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę, jego dane kontaktowe mogą być wykorzystywane do przesyłania informacji o produktach, nowościach, promocjach i ofertach sklepu Katemedia.pl.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w przypadku przetwarzania danych w ramach marketingu własnych produktów lub usług, gdy ma to zastosowanie, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Przesyłanie informacji handlowych za pomocą środków objętych art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej wymaga uprzedniej zgody odbiorcy.

Zgodę można w każdej chwili wycofać, kontaktując się z Administratorem lub korzystając z mechanizmu rezygnacji udostępnionego w wiadomościach marketingowych.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań podjętych przed jej wycofaniem.

4.7. Bezpieczeństwo sklepu

Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa strony, wykrywania nieuprawnionych działań, zapobiegania nadużyciom, ochrony kont klientów i utrzymania prawidłowego funkcjonowania sklepu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa systemów i użytkowników.

4.8. Dochodzenie i obrona roszczeń

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z prowadzonej działalności.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.9. Analiza działania sklepu

Jeżeli w sklepie wykorzystywane są narzędzia analityczne, dane dotyczące korzystania z witryny mogą służyć analizie ruchu, poprawie funkcjonowania serwisu i ocenie skuteczności prowadzonych działań.

Jeśli narzędzia te wymagają dostępu do informacji zapisanych na urządzeniu użytkownika, są uruchamiane na zasadach określonych w przepisach dotyczących cookies.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody, a w odpowiednich przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Odbiorcy danych osobowych

W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania sklepu dane osobowe mogą być przekazywane uprawnionym podmiotom współpracującym z Administratorem, w szczególności:

• operatorom płatności elektronicznych i bankom;

• firmom kurierskim, pocztowym i operatorom punktów odbioru;

• dostawcom hostingu, serwerów i infrastruktury informatycznej;

• dostawcom oprogramowania sklepowego, systemów magazynowych oraz narzędzi obsługi sprzedaży;

• dostawcom systemów obsługi korespondencji i zgłoszeń klientów;

• podmiotom świadczącym usługi księgowe, podatkowe, prawne i informatyczne;

• dostawcom narzędzi analitycznych oraz marketingowych, o ile są wykorzystywane i istnieje odpowiednia podstawa prawna;

• organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z obowiązujących przepisów.

Dane przekazywane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie są zobowiązane do ich odpowiedniej ochrony, w szczególności na podstawie umów powierzenia przetwarzania, jeżeli są one wymagane.

6. Okres przechowywania danych

Przechowujemy dane wyłącznie przez okres niezbędny do osiągnięcia celów, dla których zostały zgromadzone, z uwzględnieniem obowiązków prawnych.

• Dane związane z zamówieniami: przez okres realizacji umowy, a następnie przez okres niezbędny do wypełnienia obowiązków prawnych oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.

• Dokumenty księgowe i podatkowe: przez okres wynikający z odpowiednich przepisów, co do zasady 5 lat, liczonych zgodnie z właściwymi przepisami podatkowymi.

• Dane konta klienta: przez czas utrzymywania konta, a po jego usunięciu wyłącznie w zakresie i przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do ochrony roszczeń.

• Reklamacje i zgłoszenia serwisowe: przez czas prowadzenia sprawy, a następnie przez okres potrzebny do realizacji obowiązków prawnych lub ochrony przed roszczeniami.

• Korespondencja: przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia sprawy, a w uzasadnionych przypadkach dłużej, jeżeli jest to konieczne do wykazania przebiegu ustaleń lub ochrony roszczeń.

• Newsletter: przez okres obowiązywania zgody lub do skutecznego sprzeciwu wobec marketingu, zależnie od podstawy przetwarzania. Dane potwierdzające wcześniejsze udzielenie zgody mogą być przechowywane przez okres niezbędny do wykazania zgodności z prawem.

• Dane techniczne i cookies: przez okres wynikający z funkcji danej technologii, przyjętych zasad retencji i ustawień systemów.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze ich przechowywanie jest wymagane prawem.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługują prawa określone w RODO, w tym:

1. Prawo dostępu do danych – uzyskania informacji o przetwarzaniu danych i otrzymania ich kopii.

2. Prawo do sprostowania danych – poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych.

3. Prawo do usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych prawem.

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania – w określonych sytuacjach.

5. Prawo do przenoszenia danych – jeżeli spełnione są warunki określone w art. 20 RODO.

6. Prawo do sprzeciwu – wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w tym bezwarunkowe prawo sprzeciwu wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego.

7. Prawo do wycofania zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.

8. Prawo do wniesienia skargi – do właściwego organu nadzorczego.

W celu skorzystania z przysługujących praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: sklep@katemedia.pl.

Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W przypadkach przewidzianych przez RODO termin ten może zostać przedłużony.

Realizacja niektórych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów, np. gdy istnieje obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej.

8. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Urząd Ochrony Danych Osobowych

ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
Strona internetowa: https://uodo.gov.pl

Skorzystanie z prawa do wniesienia skargi nie wymaga wcześniejszego kontaktu z Administratorem.

9. Dobrowolność podawania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne.

W określonych przypadkach jest jednak niezbędne do skorzystania z usług sklepu.

• Złożenie zamówienia wymaga podania danych umożliwiających jego realizację, w tym danych kontaktowych i niezbędnych danych dostawy.

• Wystawienie faktury wymaga podania danych przewidzianych właściwymi przepisami.

• Utworzenie konta wymaga podania danych potrzebnych do jego obsługi.

• Kontakt przez formularz wymaga podania informacji pozwalających na udzielenie odpowiedzi.

• Zapis do newslettera wymaga podania adresu e-mail i udzielenia odpowiedniej zgody na komunikację handlową.

Niepodanie danych niezbędnych do realizacji danej usługi może uniemożliwić jej wykonanie.

10. Pliki cookies i podobne technologie

10.1. Czym są cookies?

Pliki cookies to niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze stron internetowych.

Mogą służyć między innymi do utrzymywania sesji, zapamiętywania ustawień, zapewnienia prawidłowej obsługi koszyka zakupowego oraz analizowania sposobu korzystania ze strony.

10.2. Kategorie cookies

W sklepie mogą występować następujące kategorie plików cookies:

Cookies niezbędne

Umożliwiają prawidłowe działanie podstawowych funkcji strony, takich jak koszyk zakupowy, logowanie, bezpieczeństwo i obsługa sesji.

Jeżeli są niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika, nie wymagają jego zgody.

Cookies funkcjonalne

Mogą służyć do zapamiętywania preferencji użytkownika i dodatkowych ustawień sklepu.

W zależności od ich funkcji i podstawy zastosowania mogą wymagać uprzedniej zgody.

Cookies analityczne

Mogą umożliwiać zbieranie informacji o sposobie korzystania ze sklepu, popularności produktów, źródłach ruchu i funkcjonowaniu witryny.

Jeżeli dana technologia wymaga zgody, jest stosowana dopiero po jej uzyskaniu.

Cookies marketingowe

Mogą być wykorzystywane do pomiaru skuteczności reklam, tworzenia grup odbiorców i prezentowania treści reklamowych dopasowanych do zainteresowań użytkowników.

Technologie marketingowe wymagające zgody są stosowane wyłącznie po jej uzyskaniu.

10.3. Zarządzanie zgodami

Użytkownik powinien mieć możliwość samodzielnego wyboru, na jakie opcjonalne kategorie cookies wyraża zgodę.

Odmowa wykorzystania opcjonalnych cookies nie powinna uniemożliwiać korzystania z podstawowych funkcji sklepu.

Udzieloną zgodę można wycofać lub zmienić w dowolnym momencie za pomocą udostępnionego mechanizmu zarządzania zgodami.

Użytkownik może również zarządzać plikami cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej.

Ograniczenie stosowania niektórych cookies może wpływać na działanie wybranych funkcji strony.

10.4. Technologie podmiotów zewnętrznych

Jeżeli w sklepie wykorzystywane są usługi analityczne, reklamowe lub inne technologie pochodzące od zewnętrznych dostawców, mogą one przetwarzać określone dane techniczne użytkowników.

Zakres takiego przetwarzania zależy od stosowanej usługi, jej konfiguracji i udzielonych zgód.

Informacje dotyczące wykorzystywanych technologii, ich dostawców, celów i okresów działania powinny być dostępne w ustawieniach zarządzania cookies.

11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług informatycznych lub internetowych może występować przekazywanie danych osobowych do odbiorców znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, jeżeli wynika to z działania konkretnej usługi.

W przypadku takiego przekazywania Administrator zapewnia stosowanie odpowiedniej podstawy prawnej i zabezpieczeń wymaganych przez rozdział V RODO.

Mogą one obejmować decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednie zabezpieczenia, w tym standardowe klauzule umowne, jeżeli mają zastosowanie.

Informacje dotyczące konkretnych transferów oraz stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

12. Zautomatyzowane przetwarzanie i profilowanie

W ramach funkcjonowania sklepu mogą być wykorzystywane rozwiązania automatyzujące wybrane procesy, takie jak obsługa zamówień, powiadomienia transakcyjne czy analiza danych dotyczących funkcjonowania strony.

Wykorzystanie automatyzacji nie oznacza samo w sobie podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na użytkownika.

Jeżeli Administrator stosuje procesy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowanie, objęte art. 22 RODO, przekazuje osobom, których dane dotyczą, wymagane informacje o zasadach takich procesów, ich znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach.

13. Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator dokłada należytej staranności w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, ujawnieniem i niezgodnym z prawem przetwarzaniem.

Stosowane zabezpieczenia techniczne i organizacyjne są dobierane z uwzględnieniem charakteru danych, zakresu przetwarzania oraz istniejących zagrożeń.

Dostęp do danych osobowych powinny posiadać wyłącznie osoby i podmioty uprawnione do ich przetwarzania w związku z wykonywanymi obowiązkami.

Administrator podejmuje działania mające na celu utrzymanie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa oraz reagowanie na wykryte zagrożenia i naruszenia ochrony danych osobowych.

14. Dane klientów biznesowych (B2B)

Sklep Katemedia.pl prowadzi sprzedaż zarówno na rzecz konsumentów, jak i przedsiębiorców, w tym serwisów urządzeń elektronicznych oraz innych podmiotów gospodarczych.

W ramach współpracy B2B możemy przetwarzać dane osób prowadzących działalność gospodarczą, osób reprezentujących przedsiębiorców oraz pracowników i współpracowników odpowiedzialnych za kontakt handlowy.

Dane te mogą być wykorzystywane do:

• zawarcia i realizacji umów;

• obsługi zamówień i płatności;

• wystawiania dokumentów sprzedaży;

• zarządzania warunkami współpracy handlowej;

• prowadzenia bieżącej komunikacji;

• obsługi reklamacji i rozliczeń;

• ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, zależnie od statusu osoby i celu przetwarzania.

W przypadku danych osób kontaktowych prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest prowadzenie i utrzymywanie relacji handlowych oraz prawidłowa realizacja współpracy z przedsiębiorcami.

Dane kontaktowe przedstawicieli przedsiębiorców mogą być pozyskiwane również od ich pracodawców lub podmiotów, które reprezentują.

15. Dane przekazywane podczas zgłoszeń serwisowych i reklamacyjnych

W związku z obsługą reklamacji, napraw oraz zgłoszeń technicznych możemy przetwarzać informacje dotyczące urządzeń i produktów, takie jak:

• marka i model urządzenia;

• numer seryjny lub identyfikator urządzenia, jeżeli jest niezbędny;

• opis usterki;

• historia zgłoszenia i jego realizacji;

• dokumentacja fotograficzna lub techniczna;

• dane dotyczące zakupu i uprawnień reklamacyjnych.

Dane te są wykorzystywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do weryfikacji zgłoszenia, wykonania usługi, obsługi obowiązków prawnych lub ochrony roszczeń.

Prosimy o nieprzekazywanie haseł, kodów dostępu i innych informacji poufnych, chyba że ich przekazanie jest rzeczywiście niezbędne i odbywa się w uzgodniony, odpowiednio zabezpieczony sposób.

16. Linki do stron zewnętrznych

Sklep może zawierać odnośniki do stron internetowych, serwisów społecznościowych, platform sprzedażowych lub usług podmiotów trzecich.

Po przejściu do zewnętrznej witryny użytkownik może podlegać zasadom ochrony prywatności obowiązującym u jej operatora.

Zachęcamy do zapoznania się z politykami prywatności tych serwisów.

17. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu działania sklepu, stosowanych technologii lub zasad przetwarzania danych osobowych.

Aktualna wersja dokumentu jest publikowana pod adresem:

https://katemedia.pl/pl/content/2-polityka-prywatnosci

Jeżeli zmiana sposobu przetwarzania danych wymaga przekazania dodatkowych informacji lub uzyskania nowej zgody, Administrator podejmie odpowiednie działania zgodnie z obowiązującymi przepisami.

18. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych lub niniejszej Polityki prywatności prosimy o kontakt:

Katemedia.pl – Marcin Gola „Shaky GSM”

Siedziba: ul. 11 Listopada 31, 28-300 Jędrzejów
Biuro i magazyn: ul. Słowackiego 8, 28-300 Jędrzejów
E-mail: sklep@katemedia.pl
Telefon: +48 570 025 000